Lorsqu'elle est écrite, l'observation est portée par l'agent de contrôle sur le troisième fascicule du registre d'employeur ou sur un registre ouvert à cet effet et tenu dans l'entreprise par le chef d'établissement.
Lorsqu'elle n'est pas rédigée sur place, elle est transmise à personne ou par voie postale au Chef d'établissement. Elle est alors annexée au troisième fascicule du registre d'employeur ou au registre ouvert à cet effet.